Agente de IA, RPA o copiloto: qué hace cada uno y cuándo usarlo

Tres palabras se usan como si fueran lo mismo, y no lo son. Elegir mal cuesta meses: un proyecto de RPA que se rompe cada vez que cambia una pantalla, o un copiloto que nadie usa porque el trabajo sigue siendo tuyo.

RPA: repite clics

RPA (automatización robótica de procesos) graba una secuencia de pasos sobre pantallas y la repite. Es excelente cuando el proceso es siempre igual, las pantallas no cambian y no hay nada que decidir: copiar datos de un sistema viejo a otro, descargar un reporte todos los días a la misma hora.

Se quiebra cuando algo cambia: un campo nuevo, un correo escrito distinto, una excepción que nadie previó. Y casi todo el trabajo de oficina está lleno de excepciones.

Copiloto: sugiere mientras tú trabajas

Un copiloto vive dentro de tu herramienta y te ayuda a hacer tu trabajo más rápido: redacta un borrador, resume una reunión, propone una fórmula. Es útil y es personal: acelera a quien lo usa.

Su límite es que el trabajo sigue siendo tuyo. Tienes que abrirlo, pedirle, revisar, copiar y pegar. Si tu equipo persigue cuarenta facturas cada semana, un copiloto hace que cada una tome menos minutos, pero alguien sigue persiguiendo cuarenta facturas.

Agente: hace el trabajo completo

Un agente recibe un trabajo, no una instrucción: "persigue las facturas vencidas". Lee lo que necesita en tus sistemas, decide qué hacer con cada caso según tus reglas, actúa (le escribe al cliente, registra la promesa de pago, avisa a finanzas) y te pregunta antes de lo que importa.

Lo que lo hace distinto:

• Trabaja sin que lo abras. Arranca cuando se lo pides, con un horario, cuando pasa algo o cuando un número cruza un umbral.
• Maneja excepciones. Lee un correo escrito de cualquier forma y entiende qué pide. Lo que no sabe resolver, lo pregunta.
• Tiene límites. Qué herramientas usa, cuánto puede gastar y cuánta autonomía tiene, siempre dentro de la política de tu empresa.
• Alguien responde por él. Tiene un dueño y aprobadores.

Su riesgo es el opuesto al del copiloto: hace cosas. Por eso importa tanto cómo se gana la autonomía, y lo explicamos aquí.

Cómo elegir

• Si el proceso es idéntico cada vez, sobre pantallas que no cambian y sin decisiones: RPA puede bastar.
• Si quieres que cada persona trabaje más rápido en lo suyo: un copiloto.
• Si quieres que un trabajo que se repite deje de ser de alguien: un agente.

No son excluyentes. Muchas empresas tienen un copiloto en la oficina y un agente que se encarga del trabajo que se repite.

Cinco preguntas antes de comprar un agente

1. ¿Qué hace el agente sin preguntar el primer día? La respuesta correcta: leer, nada más.
2. ¿Cómo gana autonomía, y qué pasa cuando se equivoca?
3. ¿Dónde aprueba mi gente? Si la respuesta es "en una plataforma más", las aprobaciones se van a atrasar.
4. ¿Qué queda registrado, y puedo exportarlo?
5. ¿Qué pasa cuando sale un modelo mejor? Si la respuesta es un proyecto de migración, estás comprando un modelo, no una plataforma.

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